La Agencia Tributaria ha puesto en marcha una importante medida dentro del marco de la Ley Antifraude: la implementación del sistema Verifactu. Este no es un software en sí, sino una normativa que obliga a empresas y autónomos a utilizar programas de facturación certificados que garanticen la trazabilidad, transparencia y seguridad en cada operación comercial. El objetivo de esta medida es doble: prevenir el fraude fiscal y asegurar el control sobre la emisión de facturas electrónicas.
Esta regulación será de cumplimiento obligatorio para todas las actividades empresariales y profesionales, sin importar su tamaño o sector, salvo contadas excepciones definidas por la propia Agencia Tributaria. Así, desde el 1 de enero de 2026, será indispensable facturar a través de un sistema informático homologado que cumpla con los criterios técnicos y legales establecidos. Quien quiera entender Verifactu explicado fácil debe seguir leyendo este artículo.
¿Qué implica Verifactu y a quién afecta?
Todos los desarrolladores de programas de facturación tienen hasta el 29 de julio de 2025 para actualizar sus productos y alinearlos con las exigencias del nuevo sistema. A partir de esa fecha, únicamente se podrán usar programas validados por la Agencia Tributaria.
Los usuarios finales, es decir, las empresas y los autónomos, deberán asegurarse de trabajar con un software adecuado antes de enero de 2026. Quien no disponga de esta actualización estaría cometiendo una infracción que acarrea sanciones económicas que pueden elevarse hasta los 50.000 euros. .
No es un programa, es una normativa
Es importante aclarar que Verifactu no se trata de un programa descargable o una aplicación concreta. No encontrarás un enlace para instalarlo desde la web. En cambio, lo que se requiere es contar con un software de facturación compatible, que haya sido adaptado a los requisitos definidos por la Agencia Tributaria. Estos programas deben ser capaces de garantizar la seguridad de la información, impedir alteraciones posteriores no autorizadas y permitir una total trazabilidad de cada factura emitida.
El uso de un software que no haya sido verificado oficialmente por la AEAT pone en riesgo la legalidad de la facturación, así como la integridad de los datos y la estabilidad administrativa de la empresa. Por tanto, es fundamental contar con una solución certificada por un proveedor fiable.
Funciones y requerimientos de los nuevos sistemas
Los programas de facturación compatibles con Verifactu deberán cumplir con una serie de funciones obligatorias. Cada vez que se emita una factura, el sistema deberá enviar automáticamente un registro digital de la factura a la Agencia Tributaria, generar un código de seguridad (HASH) que se almacene junto a la factura para verificar su autenticidad o incluir en el documento dos elementos visuales: un texto que indique que es una factura autorizada y un código QR único.
Estas medidas no solo buscan asegurar el cumplimiento normativo, sino también reforzar la confianza en los documentos emitidos. El sistema garantiza que las facturas no puedan ser manipuladas después de su emisión, ya que cualquier intento de alteración rompe el encadenamiento entre registros, lo que será detectado por los sistemas de Hacienda.
La recomendación general para empresas y autónomos es clara: no esperar a los últimos meses para realizar la transición. Tomar una decisión de forma anticipada permitirá llevar a cabo pruebas, capacitar al personal y realizar los ajustes necesarios sin prisas.
Requisitos técnicos y operativos
El cumplimiento de la normativa requiere, además, ciertos elementos tecnológicos. Será imprescindible contar con conexión a internet y disponer de una firma electrónica válida. El envío de registros puede hacerse en tiempo real o, si se opta por la modalidad diferida, cuando la Agencia Tributaria lo solicite. No obstante, esta última opción implica mayores exigencias, como conservar los registros durante al menos cuatro años, y garantizar su accesibilidad, integridad, legibilidad y trazabilidad durante todo ese periodo. Para ambas modalidades, el uso de un software certificado es obligatorio.
Cambios administrativos y nuevas responsabilidades
La implementación de Verifactu implica ajustes importantes en los procedimientos internos de gestión administrativa. Entre los cambios más destacados se encuentra la automatización de los envíos, de manera que los programas deben remitir la información fiscal directamente a Hacienda de forma automatizada, sin intervención manual. Además, gracias al código QR y al HASH, cada factura estará perfectamente identificada y podrá ser auditada en cualquier momento.
Por otro lado, las empresas deberán realizar controles periódicos para asegurar el cumplimiento de la normativa, y conservar evidencias claras del registro y envío de todas sus facturas. Solo así se garantiza que toda la información queda disponible para inspecciones, lo que implica mantener sistemas seguros y bien organizados.
Verifactu representa un cambio significativo en la forma en que las empresas y los profesionales gestionan su facturación. Más que una imposición, se trata de una oportunidad para avanzar hacia una mayor digitalización, transparencia y eficiencia administrativa. Adoptar un sistema adaptado a tiempo no solo garantiza el cumplimiento legal, sino que también puede optimizar procesos y reducir riesgos fiscales. Prepararse con antelación será clave para una transición sin contratiempos.