Los gestores desmontan a Hacienda: la factura electrónica no será obligatoria para todos

El comienzo de la factura electrónica está deparando numerosos quebraderos de cabeza en los últimos meses, especialmente a pequeños empresarios y autónomos. El Ministerio de Hacienda les está recordando por carta que el próximo 1 de enero finaliza el plazo del que disponen las entidades que tributan en el Impuesto sobre Sociedades y que no están acogidas al Suministro Inmediato de Información (SII) para adaptar los Sistemas Informáticos de Facturación (SIF) a las características y requisitos dispuestos en el Real Decreto 1007/2023 de 5 de diciembre y a su normativa de desarrollo. El plazo expira el 1 de julio para el resto de las empresas, pymes y autónomos.

En opinión de los gestores administrativos, con quienes se ha puesto en contacto THE OBJECTIVE, «la comunicación masiva por parte de la Agencia Tributaria está generando una alarma innecesaria, con notable ruido y confusión, acompañada de sanciones, fechas inminentes y supuestas obligaciones que, en realidad, aún no existen». Además, señalan, la AEAT también está sobrepasando el horario y los días de las comunicaciones, lo que supone ignorar la campaña Stop a las notificaciones de 24 horas de la Administración Pública, impulsada por esta agrupación de profesionales, con el respaldo de las organizaciones empresariales como CEOE y Cepyme.

Una presión por parte de Hacienda —insiste Fernando Santiago, presidente del Ilustre Colegio de Gestores Administrativos (GA)— que no tiene sentido, ya que «la mayoría de los autónomos y las pymes no están obligados a usar VeriFactu ni a emitir factura electrónica». Añade, ademas, que «VeriFactu, la factura electrónica y los sistemas informáticos de facturación son obligaciones diferentes, con calendarios y destinatarios distintos».

Fuera del ámbito de aplicación

Ante el aluvión de comunicaciones incompletas que reciben empresas y autónomos, el Consejo General de Colegios de Gestores Administrativos de España ha considerado necesario lanzar un mensaje de tranquilidad y claridad normativa. De ahí que la primera de las explicaciones recuerde que el sistema VeriFactu, regulado por el Real Decreto 1007/2023, todavía no está en vigor, pero sí marcará un cambio profundo en la forma en la que se emiten las facturas en España. Su entrada en vigor está prevista para 2026 —enero para las empresas, julio para los autónomos—, aunque diversas organizaciones profesionales han solicitado su aplazamiento al menos hasta 2027.

Sin embargo, no todos estarán obligados: «La norma se aplica únicamente a los empresarios y profesionales que utilicen programas informáticos de facturación integrados, es decir, aquellos que, además de emitir y conservar facturas, procesen la información contenida en ellas para generar directamente libros de IVA, IRPF o contabilidad».

Por el contrario, «quienes elaboren sus facturas mediante sistemas simples y no integrados no estarán sujetos a esta obligación. Esto incluye a quienes emiten sus facturas de forma manual o con herramientas básicas, introduciendo los datos de manera individual y conservando una copia impresa o digital, sin enlazar ese documento con programas contables o de gestión». Asimismo, «también se mantiene fuera del ámbito de aplicación la facturación tradicional mediante talonarios, plantillas o documentos preimpresos, siempre que no exista procesamiento automatizado de los datos».

Código QR

La Dirección General de Tributos confirma en sus consultas vinculantes más recientes (V0058-25 y V0073-25) —junto con la propia AEAT en su sección de preguntas frecuentes— que el reglamento «no afecta a quienes facturen manualmente o utilicen programas que se limiten a generar e imprimir las facturas, sin otras funcionalidades adicionales».

En resumen, «solo quienes empleen un software que gestione o transforme la información contable estarán dentro del ámbito de aplicación de VeriFactu. El resto podrá seguir facturando como hasta ahora». Aun así, Hacienda prevé que este sistema acabe extendiéndose como estándar de control tributario. En el futuro, cualquier programa de facturación deberá incorporar un código QR que permita verificar la autenticidad de la factura, así como una firma electrónica, impidiendo alterar o borrar facturas una vez emitidas. Su objetivo es garantizar que el registro sea inviolable y verificable.

Los gestores insisten en que numerosos profesionales —desde el pequeño taller que entrega una factura impresa, hasta el comerciante que conserva copias físicas o el autónomo que registra sus operaciones en documentos sencillos— no están obligados hoy a cambiar su forma de facturar.

Factura electrónica obligatoria

La factura electrónica obligatoria nace de la Ley 18/2022, de Creación y Crecimiento de Empresas (ley crea y crece). Su objetivo es impulsar la digitalización, combatir la morosidad y eliminar el uso del papel en las relaciones entre empresas y profesionales. A diferencia de VeriFactu, que regula cómo se generan las facturas, la factura electrónica regula cómo se envían y reciben. Se aplicará únicamente a las operaciones entre empresas y profesionales (B2B), no a las facturas dirigidas a consumidores finales.

Esta obligación no ha comenzado por ahora, ya que falta el reglamento que desarrollará la ley. Una vez aprobado, las grandes empresas (con facturación superior a ocho millones de euros) dispondrán de un año para adaptarse, mientras que el resto de pymes y autónomos de dos. Hasta entonces, solo las facturas dirigidas a las administraciones públicas electrónicas son obligatorias, mediante el formato Facturae, en vigor desde 2015.

Por tanto, la futura factura electrónica no afectará a quienes vendan bienes o servicios a particulares, pero sí a quienes trabajen con otras empresas o autónomos. Su implantación supondrá la progresiva desaparición del papel en las relaciones comerciales, con ventajas en trazabilidad, rapidez de cobro y control fiscal.

Tres obligaciones distintas con calendarios distintos

Por último, el Consejo General recuerda que el SIF, la remisión de registros a la Agencia Tributaria (VeriFactu) y la factura electrónica obligatoria son tres obligaciones diferentes, con calendarios y destinatarios distintos.

Por un lado, el SIF regula cómo se generan las facturas dentro del negocio. VeriFactu, por su parte, establece las normas para registrar y proteger los datos contables frente a manipulaciones. Y, finalmente, la factura electrónica determina cómo deben intercambiarse las facturas entre empresas una vez emitidas.

Así pues —señala a este diario el presidente de los Gestores Administrativos, Fernando Jesús Santiago Ollero—, «confundir estos conceptos es el origen del actual desconcierto. Porque no todo es obligatorio aún, ni lo será para todos al mismo tiempo. Lo esencial, por ahora, es mantener la calma, verificar la información y confiar en los profesionales que pueden orientar cada caso». La AEAT ha editado una guía con los sistemas informáticos de facturación y VeriFactu.

Razones económicas y de capacitación

Según el Observatorio TeamSystem: Radiografía y diagnóstico de pymes, autónomos y asesorías realizado por Ipsos para TeamSystem, solo un 8% autónomos y pymes aplica el sistema electrónico de facturación VeriFactu a 60 días de su puesta en marcha, mientras que el 15% se encuentra en fase piloto y el 16% asegura contar con un plan con fecha definida.

Los datos evidencian que un 38% de las empresas no tiene un plan definido y un 24% no sabe cómo proceder. En esa línea, el análisis destaca que seis de cada diez pymes y autónomos siguen sin adaptarse a VeriFactu (una norma establecida en la Ley Antifraude).

De acuerdo con el informe, las razones que explican este retraso son principalmente económicas y de capacitación, puesto que cuatro de cada diez autónomos sitúan el coste como el principal freno y tres de cada diez pymes apuntan a la formación de sus empleados. Asimismo, la falta de tiempo y la incertidumbre normativa afectan al 13% de pymes y autónomos.