La oficina del futuro ya está aquí: mucha luz natural y poco dióxido de carbono

El formato de las oficina ha cambiado. Los despachos de la actualidad, que deben atender las necesidades del siglo XXI, requieren de otro tipo de espacios: flexibles, propicios para pensar y que incentiven la creatividad. Ya no abundan los puestos administrativos, de secretaría y de tipo contable. Más bien hay más diseñadores web; creadores de contenido; productores de aplicaciones; científicos de datos, por nombrar solo algunos. A diferencia de las generaciones de trabajadores de oficina anteriores, los nuevos espacios pueden incluir cabinas insonorizadas, áreas de descanso con asientos cómodos o estaciones de trabajo para estar de pie. Así son las nuevas oficinas.

Muchas empresas se quejan de la dificultad para contratar y retener a los millennials; y es poco probable que una oficina parecida a un granero con poca luz natural e hileras escritorios ayude. En un blog de Forbes, Erika Andersen, autora de Growing Great Employees: Turning Ordinary People Into Extraordinary Performers (Desarrollar empleados extraordinarios: Transformando a la gente común en artistas extraordinarios), escribió que para esta nueva generación de trabajadores «el significado, la flexibilidad y el desafío son la clave para comprometer sus corazones y mentes».

Algunas empresas usan sus diseños de oficina modernos como una herramienta de contratación. Los recorridos por vídeo de las oficinas de Microsoft dirigidos por pasantes venden los beneficios de espacios verdes, máquinas de bebidas gratuitas y salas de juegos. «Tenemos cinco cafés, un Starbucks y un Costa», dijo un pasante entusiasmado con el campus de lectura de Microsoft en el Reino Unido.

Propiciar los «pensamientos inteligentes»

Paralelamente, la investigación muestra que las características de las oficinas modernas, como la luz natural, ventanas con vistas a árboles y plantas, y una mejor calidad del aire pueden ayudar a los empleados a pensar, recordar, concentrarse y desempeñarse mejor. Los estudios sugieren que las mejoras —como una mejor iluminación y menos dióxido de carbono— aumentan la productividad y reducen los niveles de enfermedad del personal.

Según el profesor Stephen Heppell, un experto que asesora a escuelas, empresas y otras organizaciones sobre cómo crear espacios de trabajo y aprendizaje flexibles, muchas de las innovaciones de los últimos 20 años se originaron en los sistemas educativos. «Es interesante que al ingresar en Google y Facebook, todo se ve como lo que vería en las escuelas de alto rendimiento».

Las empresas deben comprender mejor los factores ambientales, como la cantidad de dióxido de carbono en el aire, los niveles de luz, cuán cálidas son las oficinas y sus niveles de sonido, comenta Heppell. El profesor está llevando a cabo un proyecto, Learnometer, que analiza cómo los factores ambientales pueden dañar el rendimiento escolar de un niño, pero lo ha utilizado con otras organizaciones, incluido el Hockey Squad del Reino Unido.

Las empresas innovadoras han adoptado la teoría de que las características lúdicas dentro de una oficina pueden impulsar la creatividad.

«El grafeno (un material descubierto en el Reino Unido que tiene un grosor de 1 mm y podría transformar sectores como la electrónica, la energía, la salud y la construcción) fue descubierto por sus creadores durante su tiempo de juego», dice Heppell.

Google fue pionero en la tendencia de toboganes y mesas de ping-pong. Y una de sus oficinas de Londres presenta cabañas en la playa y autos chocadores, así como toboganes.

Microsoft acaba de finalizar la construcción de dos casas del árbol para que los trabajadores las utilicen como salas de reuniones en su sede central en Washington; además, finalizará otra obra más adelante este año.

Un aspecto pasado por alto de la transformación de las oficinas puede ser cómo se la describe. En lugar de «planta abierta», que según Heppell evoca imágenes de un diseño pobre de los años 60, mala acústica y pintura poco inspiradora, prefiere «ágil».

Esta palabra, dijo, también destaca lo que los ejecutivos quieren lograr, ya que todo contribuye a mejorar el «pensamiento inteligente» de los trabajadores.

«Después de todo», indicó, «tenemos computadoras para que se encarguen del pensamiento ‘tonto’ por nosotros. ¿Qué más queda?».

Cambios en los distintos siglos

1854: la idea se propuso en un informe de la administración pública del Reino Unido: «Para el trabajo intelectual, se necesitan salas separadas, de modo que una persona que trabaja con su cabeza no se vea interrumpida; pero para el trabajo más mecánico, la manera correcta de lograrlo es el trabajo concertado de varios empleados en la misma sala bajo la debida supervisión…»

1887: una comisión de administración pública “recomienda encarecidamente… concentrar varios empleados en grandes salas. La supervisión se podría ejecutar de mejor manera y con menos personal».

Finales de los años 1800 y principios de los 1900: el ingeniero estadounidense Frederick Taylor, un líder del Movimiento de eficiencia que buscaba eliminar el desperdicio económico, diseñó las primeras oficinas de planta abierta.

1950: Bürolandschaft, un tipo de planificación de oficinas (literalmente «oficina-panorámica») evolucionó en Alemania. Según el sitio web Open Work Space Design, el concepto «usó formaciones orgánicas de escritorios en patrones diseñados para fomentar la conversación y crear una fuerza laboral más feliz».

1970-1980: las empresas cambiaron a disposiciones al estilo de «cubo», lo que proporcionó más privacidad, pero que las empresas utilizaban para ubicar a tantos trabajadores en espacios confinados como fuera posible. Esto antagonizó al personal y no fomentó la cooperación según lo previsto.

2000-hoy: las oficinas cambiaron a espacios multipropósito, cómodas áreas de asientos y salas de juegos. Aunque está asociado con paisaje tecnológico de Silicon Valley, la idea se puede encontrar en entornos corporativos a nivel mundial.

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Artículo publicado originalmente en el World Economic Forum en español.