Los Gestores Administrativos desmontan la alarma sobre VeriFactu y factura electrónica

 El Consejo General de Colegios de Gestores Administrativos de España lanza un mensaje de tranquilidad y claridad normativa, ante el aluvión de comunicaciones que están recibiendo empresas y autónomos. En los últimos meses se ha generado un «notable ruido informativo y confusión entre los empresarios y profesionales» acerca de la llamada factura electrónica obligatoria y del nuevo sistema VeriFactu que prepara la Agencia Tributaria.

Cuándo será obligatorio y a quién afecta

El sistema VeriFactu, regulado por el Real Decreto 1007/2023, todavía no está en vigor, pero marcará un cambio profundo en la forma en que se emiten las facturas en España. Su entrada en vigor está prevista para 2026 —enero para las empresas y julio para los autónomos—, aunque diversas organizaciones profesionales han solicitado su aplazamiento al menos hasta 2027.

Sin embargo, no todos estarán obligados. La norma se aplica únicamente a los empresarios y profesionales que utilicen programas informáticos de facturación integrados, es decir, aquellos que, además de emitir y conservar facturas, procesen la información contenida en ellas para generar directamente libros de IVA, IRPF o contabilidad.

Por el contrario, quienes elaboren sus facturas mediante sistemas simples y no integrados no estarán sujetos a esta obligación. Esto incluye a quienes emiten sus facturas de forma manual o con herramientas básicas, introduciendo los datos de manera individual y conservando una copia impresa o digital, sin enlazar ese documento con programas contables o de gestión. También se mantiene fuera del ámbito de aplicación la facturación tradicional mediante talonarios, plantillas o documentos preimpresos, siempre que no exista procesamiento automatizado de los datos.

Así lo ha reconocido la Dirección General de Tributos en sus consultas vinculantes más recientes (V0058-25 y V0073-25), y lo confirma la propia AEAT en su sección de preguntas frecuentes, donde precisa que el reglamento «no afecta a quienes facturen manualmente o utilicen programas que se limiten a generar e imprimir las facturas, sin otras funcionalidades adicionales».

En resumen: solo quienes empleen un software que gestione o transforme la información contable estarán dentro del ámbito de aplicación de VeriFactu. El resto podrá seguir facturando como hasta ahora. Aun así, Hacienda prevé que este sistema acabe extendiéndose como estándar de control tributario. En el futuro, cualquier programa de facturación deberá incorporar un código QR y una firma electrónica, impidiendo alterar o borrar facturas una vez emitidas. Su objetivo es garantizar que el registro sea inviolable y verificable.

Numerosos profesionales —desde el pequeño taller que entrega una factura impresa, hasta el comerciante que conserva copias físicas o el autónomo que registra sus operaciones en documentos sencillos— no están obligados hoy a cambiar su forma de facturar.

Factura electrónica obligatoria: qué cambia y a quién afectará

La factura electrónica obligatoria nace de la Ley 18/2022, de Creación y Crecimiento de Empresas (Ley Crea y Crece). Su objetivo es impulsar la digitalización, combatir la morosidad y eliminar el uso del papel en las relaciones entre empresas y profesionales. A diferencia de VeriFactu, que regula cómo se generan las facturas, la factura electrónica regula cómo se envían y reciben. Se aplicará únicamente a las operaciones entre empresas y profesionales (B2B), no a las facturas dirigidas a consumidores finales.

Por ahora, esta obligación no ha comenzado, ya que falta el reglamento que desarrollará la ley. Una vez aprobado, las grandes empresas (con facturación superior a 8 millones de euros) dispondrán de un año para adaptarse, y el resto de pymes y autónomos de dos años. Hasta entonces, solo las facturas dirigidas a las administraciones públicas son electrónicas obligatorias, mediante el formato Facturae, en vigor desde 2015.

La futura e-factura no afectará a quienes vendan bienes o servicios a particulares, pero sí a quienes trabajen con otras empresas o autónomos. Su implantación supondrá la progresiva desaparición del papel en las relaciones comerciales, con ventajas en trazabilidad, rapidez de cobro y control fiscal.

Tres obligaciones distintas con calendarios diferentes

Por último, el Consejo General recuerda que el sistema informático de facturación, la remisión de registros a la Agencia Tributaria (VeriFactu) y la factura electrónica obligatoria son tres obligaciones diferentes, con calendarios y destinatarios distintos. El sistema informático de facturación regula cómo se generan las facturas dentro del negocio. VeriFactu establece las normas para registrar y proteger los datos contables frente a manipulaciones, y la factura electrónica determina cómo deben intercambiarse las facturas entre empresas una vez emitidas.

«Confundir estos conceptos es el origen del actual desconcierto. No todo es obligatorio aún, ni lo será para todos al mismo tiempo. Lo esencial, por ahora, es mantener la calma, verificar la información y confiar en los profesionales que pueden orientar cada caso» señala el presidente de los Gestores Administrativos, Fernando Jesús Santiago Ollero.