Llega la digitalización de los notarios: firmarán 3,2 millones de documentos 'online'

La digitalización ha llegado a los notarios de España que, por vez primera, podrán prestar un amplio abanico de servicios online para ciudadanos o empresas. Esta es una de las principales consecuencias de la aprobación de la Ley de transposición de directivas de la UE, que incluye la digitalización de actuaciones notariales. El texto de la Ley 11/2023 se ha publicado en en el Boletín Oficial del Estado (BOE) y entrará en vigor seis meses después. Es decir, los notarios de España podrán firmar online 3,2 millones de documentos notariales a partir del 9 de noviembre de 2023.

Finalmente se han aprobado las modificaciones legales necesarias para que los notarios de España puedan realizar una serie de gestiones online que son de su competencia, agilizando trámites que hasta ahora se tenían que hacer obligatoriamente de forma presencial. También se da luz verde para la interoperabilidad entre los sistemas de información y comunicación que se utilicen
por registradores y notarios, y así facilitar su comunicación e integración.

Con esta modificación de la Ley del Notariado, se regula el protocolo digital para la consulta motivada por parte del Consejo General del Notariado y las administraciones públicas y la posibilidad de otorgar algunos documentos a través de videoconferencia y comparecencia electrónica.

 Según ha explicado a THE OBJECTIVE María Teresa Barea, portavoz del Consejo General del Notariado, este organismo cuenta desde hace más de 20 años con una sede electrónica para los notarios, donde pueden enviar copias electrónicas de documentos notariales a las Administraciones, a los registros y al Catastro, o realizar liquidaciones telemáticas, certificaciones o remisiones de datos, etc. Esta sede se abrió en 2021 a ciudadanos y empresas mediante el Portal Notarial del Ciudadano. Desde allí pueden realizar diversas gestiones previas a la firma de algunos actos notariales.

«La aprobación de esta ley supone que, en un plazo de seis meses tras su publicación en el BOE, los ciudadanos y las empresas podrán realizar, desde el Portal Notarial del Ciudadano activo desde 2021, numerosos actos o contratos por la vía online, como la constitución online de sociedades, las pólizas mercantiles, el otorgamiento y revocación de algunos poderes, etc. ante el notario que elijan sin necesidad de desplazarse, pero con la misma seguridad jurídica que cuando acuden a una notaría», aclara Barea. Por el momento, los actos o negocios que se podrán autorizar a distancia será fundamentalmente los unilaterales y aquellos otros en los que se ha considerado que la presencia física ante el notario puede ser sustituida por la presencia electrónica.

3,2 millones de documentos notariales

La autorización y firma de estos documentos se llevará a cabo en la sede electrónica notarial mediante el uso de videoconferencia y firma electrónica cualificada. El Consejo General del Notariado calcula que se podrían llegar a autorizar y firmar por vía online más de 3.200.000 de documentos notariales al año. Entre estos documentos, están todos los societarios, las pólizas mercantiles, diversos tipos de poderes notariales, las cartas de pago, cancelaciones de garantías, los testimonios de legitimación de firmas, etc. Desde el Consejo explican que el otorgamiento a distancia no eliminará ni minorará ninguno de los controles aparejados la función notarial.

En un plazo de seis meses tras su publicación en el BOE, los ciudadanos y las empresas podrán realizar online numerosos actos o contratos ante el notario que elijan sin necesidad de desplazarse, pero con la misma seguridad jurídica que cuando acuden a una notaría.

Los notarios también podrán entregar copias electrónicas autorizadas de los documentos notariales a los ciudadanos y empresas, con el consiguiente ahorro de papel y desplazamientos. Se calcula que las copias electrónicas autorizadas emitidas podrían superar los 17 millones al año. Hasta la aprobación de esta ley los notarios solo podían realizar trámites online, como el envío de copias electrónicas autorizadas a las Administraciones Públicas, al Catastro o a los registros, liquidaciones telemáticas, emisión de certificados o remisión de datos.  

Agilidad y ahorro de tiempo

Todas estas gestiones online supondrán un importante ahorro en tiempo y papel para los ciudadanos y empresas. A nivel operativo, otra de las novedades que trae la ley es la puesta en marcha del protocolo electrónico notarial para el archivo electrónico de las escrituras, que permitirá una mayor agilidad en la transmisión de información a las Administraciones públicas y a particulares y empresas.

Los protocolos electrónicos notariales estarán depositados en el Consejo General del Notariado y solo podrán acceder a ellos y ser utilizados por el notario titular de cada uno, al igual que ocurre con los protocolos en papel, que seguirán estando en las notarías.

Todos los servicios digitales que presten los notarios tendrán lugar en la sede electrónica notarial, cuya puerta de entrada para ciudadanos y empresas es el Portal Notarial del Ciudadano, una sede es única que gestiona el Consejo General del Notariado. La seguridad informática del proceso quedará garantizada por el uso de la firma electrónica cualificada de los notarios, su sede electrónica y su red privada, todo ellos desarrollados por el centro tecnológico del Notariado, Ancert.

Además, el Notariado ha obtenido el Esquema Nacional de Seguridad (ENS) nivel alto respecto de todos sus sistemas de información, procesos, bases de datos, sedes, plataformas y portales para el ejercicio de su función pública.

Constitución ‘online’ de sociedades y otras gestiones

Los notarios pueden realizar numerosos trámites. Recientemente contábamos en THE OBJECTIVE que podrían iniciar expedientes matrimoniales, celebrar matrimonios y divorcios de mutuo acuerdo. De hecho, ya han tramitado 22.300 expedientes matrimoniales, que en los dos primeros meses de 2023 han aumentado un 25%.

La nueva normativa que entrará en vigor en seis meses también permitirá constituir sociedades limitadas ante un notario por vía online. Esta ley transpone la Directiva 2019/1151, que exige que, sin necesidad de presencia física, un ciudadano de la Unión pueda constituir una sociedad limitada en otro país miembro. En el caso de Alemania, Bélgica, Italia o España, entre otros países, donde las sociedades se constituyen ante notario, la Directiva recomienda mantener un modelo que es seguro y ágil y que permite lucha contra el blanqueo de capitales y el fraude fiscal.

Entre las gestiones que los ciudadanos y sociedades podrán realizar online están las siguientes:

• Todos los actos societarios: desde la constitución de sociedades, al nombramiento de cargos, ceses, apoderamientos mercantiles, ampliaciones y reducciones de capital, modificaciones de estatutos, cambios de domicilio, liquidaciones, etc.
• Las actas de junta general y las de referencia en sentido estricto.
• Las pólizas mercantiles.
• Los poderes de representación procesal para la actuación ante las administraciones públicas, así como los electorales y los poderes para actos concretos.
• La revocación de poderes, excepto los preventivos.
• Las cartas de pago y las cancelaciones de garantías.
• Los requerimientos iniciales de las actas y aquellas diligencias que fueren susceptibles de practicarse por videoconferencia.
• Los testimonios de legitimación de firmas.
• Las declaraciones de obra nueva sin extinción de condominio, ni adjudicación de propiedad, y la división de la propiedad horizontal.
• Los testamentos en situación de epidemia declarada mientras dure la obligación de confinamiento.
• La conciliación en los casos que el notario lo considere conveniente.
• Actos y negocios jurídicos para los que, conforme a su naturaleza, se establezca reglamentariamente.