'Personal kanban', el nuevo método de moda para sobrevivir a la multitarea

La multitarea es una de las cosas que más nos estresa, tanto en la vida laboral como en la personal. Escribir un trabajo o un informe a la vez que contestamos varios correos, miramos los mensajes de Whatsapp y buscamos información para futuros proyectos es una escena común en nuestro día a día.

El cerebro acaba agotado después de un día dedicado a numerosas tareas, muchas de las cuales alargamos en el tiempo o incluso ni siquiera terminamos porque no nos concentramos lo suficiente.

Cualquier ayuda es buena para lograr sobrevivir a esta tendencia del multitasking que casi es una exigencia en el mundo actual, y el método personal kanban se presenta como la solución a este problema. “Adaptable a todas las edades y situaciones y accesible para todos los estilos de aprendizaje, el personal kanban nos permite visualizar la cantidad de trabajo que tenemos y la manera en que el trabajo se lleva a cabo”, explican los autores del libro Personal Kanban. Mapping Work, Navigating Life, Jim Benson y Tonianne DeMaria Barry, en su página web.

Qué es el personal kanban

El personal kanban es un método para visualizar, organizar y completar el trabajo. Nació en una fábrica de Toyota, cuando Taiichi Ohno, considerado el padre del sistema de producción de esta empresa, decidió que necesitaba encontrar una manera de comunicar a todos los trabajadores cuánto trabajo se estaba haciendo, en qué estado estaba y cómo se estaba realizando.

Los objetivos de este sencillo método se pueden resumir en tres ideas: mostrarnos el trabajo que tenemos en proceso, el que no todavía no hemos empezado y cómo de eficientes somos.

La idea principal del personal kanban es la visualización, es decir, organizar de una manera muy visual todas nuestras tareas para tener claro en cada momento en qué debemos centrarnos exactamente y no tratar de gestionar a la vez más cosas de las que realmente podemos hacer bien al mismo tiempo.

Para poder organizarnos con el personal kanban lo único que necesitamos es una pizarra, un corcho o algo similar y post-its o papeles de colores. Esta pizarra, que dividiremos en tres apartados, será nuestra guía a seguir para sobrevivir al estresante multitasking.

Primera columna, las cosas por hacer

El primer apartado que debemos añadir a nuestra pizarra es el de cosas por hacer. En él, apuntaremos en distintos colores o diferentes papeles cada una de las tareas que tenemos por hacer y cuándo finaliza el plazo para acabarlas.

De esta manera, veremos más claramente cuáles son las tareas que debemos priorizar, cuáles tenemos que comenzar primero y cuáles pueden esperar. Esta primera columna nos permite calcular de un solo vistazo cuánto trabajo tenemos y cuánto tiempo podemos dedicar a cada actividad en concreto. Además, mientras llevamos a cabo cada una de las tareas, tenemos también una visión clara de lo que aún nos queda por hacer.

Segunda columna, las tareas en proceso

Esta columna es la que nos muestra lo actual, es decir, cuáles son las tareas que debemos estar haciendo en este momento, las únicas en las que nos debemos centrar, olvidando las demás hasta que llegue su turno. Los autores de este método insisten en que no se deben poner en esta columna más de dos o tres tareas a la vez, para lograr así el nivel de dedicación que cada actividad necesita.

La regla principal para la columna central del kanban es no colocar un nuevo post-it hasta que no hayamos movido otro a la columna de las tareas que ya están terminadas.

De esta manera, no abarcaremos más tareas de las que podemos llevar a cabo simultáneamente y optimizaremos el tiempo, logrando entregar o finalizar dentro del plazo establecido cada uno de los trabajos.

Tercera columna, las tareas terminadas

La columna de “hechos”, es decir, las tareas que ya hemos finalizado, no necesita ninguna elaboración, pero es de gran importancia. Comprobar que hemos acabado un trabajo que teníamos pendiente nos proporciona una gran satisfacción, por lo que visualizar todas las tareas que finalmente hemos entregado o completado es una manera de motivarnos para seguir adelante con las que aún están en proceso de elaboración.

Un personal kanban más profundo

Este método puede ser realmente sencillo, pero también existe la posibilidad de añadir columnas extra con subcategorías de varios tipos para visualizar, por ejemplo, en qué tipo de trabajos somos más rápidos o efectivos o sobre cuáles tenemos un mayor control.

Benson y DeMaria han creado varias matrices para clasificar las tareas en función de las que más disfrutamos, las que más deprisa hemos hecho, las que más trabajo nos cuestan o en las que más éxito tenemos. Pronto crearán estándares para ampliar las posibilidades de este método, en el que se puede profundizar a través de su libro, su blog o sus cursos online, impartidos por el Modus Institute.

Cómo aprender a priorizar las tareas, cómo aplicar el método a nuestra vida personal, aprender a evitar procrastinar cuando no debemos o qué actividades entran y cuáles no en el personal kanban son algunas de las cosas que los autores del método enseñan a través de su blog y sus clases para poder profundizar y aprender a vivir con la agobiante práctica de la multitarea.